Mentor on Demand dari Skilvul — Cara Mudah Mencari Mentor

Projek ini merupakan bagian dari program pelatihan UI/UX yang diselenggarakan oleh Skilvul, untuk program Kampus Merdeka yang diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia. Saya tidak bekerja untuk atau dikontrak secara profesional oleh Skilvul.

Hiiii, Hallo… perkenalkan aku Anggi (boleh juga dipanggil Gia, ha..ha..) mahasiswi tahun keempat dari Universitas Amikom Yogyakarta. Projek mentor on demand ini merupakan bagian dari tantangan yang diberikan oleh pihak Skilvul saat saya menjadi salah satu peserta magang virtual bersertifikat yang diselenggarakan Skilvul dan Magang Kampus Merdeka angkatan pertama pada tahun 2021.

Saya mengerjakan projek ini bersama 2 teman saya Novem dan Akhmat dengan bimbingan mentor dari Skilvul bernama Kak Arya selama kurang lebih 2 bulan. Role saya diprojek ini sebagai UI/UX Designer.

Project Brief

Website Mentor on demand adalah sebuah layanan yang ingin dikembangkan oleh Skilvul. Website ini diharapkan mampu menjawab kebutuhan siswa yang kesulitan mencari dan memesan layanan sesi mentoring untuk membantu proses belajar coding dan UI/UX dengan mudah dan aman.

Latar belakang permasalahan yang diambil dari layanan ini adalah sistem kursus online yang saat ini sudah kebanyakan ada pada umumnya memiliki rasio mentor yang lebih sedikit dibandingkan dengan jumlah siswanya sehingga membatasi waktu mentor untuk berkomunikasi kepada siswa satu per satu. Oleh karena itu, terkadang siswa merasa tidak dibimbing sepenuhnya. Layanan ini hadir untuk menjawab permasalahan tersebut.

Jadi, bagaimana caranya kita bisa membangun website mentor on demand yang sesuai dengan kebutuhan siswa?

Berikut adalah proses yang kami lakukan untuk menjawab pertanyaan tersebut :

Project Plan

Hal yang perlu dilakukan pertama kali untuk mengerjakan tantangan ini adalah membuat project plan. Project plan ini berisi blueprint tentang metode yang digunakan untuk mengerjakan tantangan.

Disini saya dan rekan satu tim menggunakan metode design thinking, alasannya adalah metode ini sudah teruji mampu membantu menjawab kebutuhan user.

Tahapan dari design thinking adalah Empathize, Define, Ideate, Prototype, Test.

Berikut adalah ringkasan proses yang saya lakukan bersama teman-teman untuk mengerjakan tantangan ini:

Research

In-depth Interview

Riset dilakukan dengan cara in-depth inteview dan comparative analysis. Pada awal saya memulai riset, saya kesulitan menentukan siapa partisipan utama yang ingin saya wawancarai, karena sangat sulit mencari pengguna situs pencarian mentor di Indonesia. Lalu akhirnya saya mendapatkan bantuan dari mentor maupun teman-teman untuk mendefinisikan research participant profiles. Setelah berdikusi lalu saya dan teman-teman memutuskan kriteria partisipan yang dicari adalah

1. Pria atau wanita berusia 15–35 tahun,
2. Responden sudah bekerja atau masih pelajar, dan
3. Pernah melakukan sesi mentoring bersama mentor dalam kurun waktu 3 bulan terakhir , topik mentoring dari semua materi (programming, ui ux, pengembangan diri). masih bisa dikatakan berusia produktif (18–30 tahun) dan sedang mencari pekerjaan.

Tujuan penelitian yang ingin dijawab ketika melakukan sesi wawancara kepada partisipan adalah :

Competitive Analysis

Selain interview, untuk lebih mendalam dalam mengetahui proses pemesanan layanan mentor on demand pada kompetitor, saya juga melakukan competitive analysis dengan spesific objective sebagai berikut :

• Mengetahui kelebihan dan kekurangan kompetitor.
• Melihat keunikan, tampilan dan nuansa visual aplikasi (antarmuka pengguna dan interaksi).

Hasil dari competitive analysis adalah :

1. Adplist

2. Mentorcruise

3. Codementor

User Problem

Setelah mendengarkan pendapat 10 responden melalui sesi interview, kami merumuskan insight dan pain point yang dialami oleh calon user adalah:

Permasalahan user ketika mencari mentor

1. Tidak tahu pasti dimana mencari mentor.
2. Tidak tahu apakah calon mentor sesuai dengan yang diharapkan.
3. Harus membuka banyak website dan sosial media untuk mencari mentor.
4. Tidak tahu apakah mentor diinternet sudah kredibel.
5. Takut menghubungi mentor diplatform terbuka karena segan atau malu.
6. Balasan dari calon mentor cukup lama.
7. Jadwal sering bertabrakan dengan mentor sehingga sulit untuk membuat jadwal.
8. Biaya sesi mentoring yang cukup mahal.
9. Pilihan pembayaran yang terbatas.
10. Sesi mentoring cukup terbatas waktunya.
11. Sesi mentoring tidak seperti yang diharapkan.
12. Banyak pertanyaan yang belum terjawab.
13. Mentor mengubah waktu mentoring karena ada keperluan mendadak

Pertimbangan mentee untuk mencari mentor dan melakukan sesi mentoring secara online adalah

1. Karena pandemi jadi sulit keluar rumah, tetapi mereka butuh seseorang untuk membantu dalam kesulitan memahami materi tertentu, sehingga mereka butuh mentor online.
2. Menurut salah satu responden, dia berfikir bahwa tidak semua orang punya banyak temen yang ahli dalam bidang yang ingin dia pelajari, atau mungkin ada temen tapi engga bisa bantu. Jadi butuh orang lain buat bantuin.
3. Untuk masalah membayar sesi mentoring, menurut responden tidak ada masalah selama mentor profesional dan mau bertanggung jawab menjalankan sesi mentoring.

Ada beberapa permasalahan ketika mentoring online

Permasalahan yang ditemui ketika mentoring online adalah :

1. Mentor atau mentee tiba-tiba membatalkan sesi mentoring karena ada kegiatan lain yang mendadak
2. Mentee yang tiba-tiba hilang tanpa kabar
3. Mentoring dilangsungkan terlalu larut malam karena kesibukan mentor dan mentee
4. Karena mentoring berlangsung dengan zoom atau aplikasi meeting online lainnya, kadang kurang kondusif
5. Jika mentoring menggunakan aplikasi chat, kadang harus saling sabar menunggu balasan pesan
6. Mentee yang kurang responsif

“Berpengalaman” adalah hal utama yang dicari responden ketika mencari mentor

Hampir semua responden menjawab bahwa orang yang sudah berpengalaman dibidangnya yang dicari sebagai mentor. Bagaimana tau bahwa mentor tersebut sudah berpengalaman? Responden melihat dari lamanya beliau bergelut dibidang tersebut, jabatan dalam perusahaan dan pengaruh beliau di sosial media atau komunitas.

Selain berpengalaman, kriteria mentor yang diinginkan oleh user adalah

1. Skillnya udah teruji.
2. Profesional dibidangnya.
3. Riwayat pendidikannya yang baik.
4. Bisa mengatur waktu mentoring dengan baik.
5. Ramah.
6. Bisa menjelaskan materi dengan baik.
7. Baik secara personal.
8. Mau memberikan kritik yang membangun.
9. Mau memberikan apresiasi kepada menteenya.

User personas

Berdasarkan hasil interview yang kami lakukan, kami memetakannya kedalam 2 tipe persona.

User Journey

User journey memberikan gambaran langkah-langkah yang dilalui pengguna ketika mencari mentor. User journey ini akan digunakan untuk membantu membuat user flow dari website yang akan dibuat.

Defining the problem statement

Setelah menyimpulkan temuan dari user persona dan user journey, saya mendefinisikan satu permasalahan utama yang dialami oleh user yang sedang mencari mentor sebagai berikut :

Sebagai user, saya ingin mencari mentor dengan mudah dan sesuai dengan kriteria yang saya tentukan, jadi saya dapat melakukan sesi mentoring yang bermakna dan menyenangkan.

Dari problem statement diatas, dibuatlah how might we untuk mempermudah dalam mendefinisikan solusi yang bisa menjadwab permasalahan yang dialami oleh user.

Selain dari problem statement, HMW diambil dari pain point dan insight selama interview.

Brainstroming Ide

Dari how might we dibuatlah brainstroming ide untuk menghasilkan ide sebanyak mungkin dari HMW yang sudah dibuat. Brainstroming bisa berupa ide apapun tanpa ada batasan dalam pembuatannya.

Dari hasil brainstroming dipilihlah beberapa ide yang menurut kami bisa bermanfaat dan bisa menjawab kebutuhan user dengan cara voting. Dari hasil voting dibuatlah affinity diagram untuk mengelompokkan ide-ide yang ada.

Affinity Diagram

Kemudian saya dan rekan satu kelompok mulai memprioritaskan ide solusi menggunakan bagan Impact-Effort Matrix. Pemetaan dilakukan berdasarkan kebutuhan pengguna dan upaya dalam mengimplementasikannya kedalam teknologi. Sehingga nantinya saya bisa mengidentifikasikan fitur utama didalam produk.

Impact-Effort Matrix

Jadi solusi yang bisa kami tawarkan untuk membuat mentor on demand adalah

1. Tema utama yang ditawarkan dari sesi mentoring adalah Career Strategy, CV Feedback, Portfolio Review, dan Study Plan. Hal tersebut didasarkan pada persona dari user yaitu Milea, seorang mahasiswi yang ingin memasuki dunia kerja tetapi kesulitan dalam menyusun portofolio maupun CV dan Ahmed seorang pekerja swasta yang ingin mencari mentor untuk meningkatkan skill dalam bekerja dan memberikan saran profesional.
2. Sesi mentoring bisa berlangsung secara group maupun 1:1 dan terdapat berbagai jenis waktu sesi mentoring seperti perjam, perminggu, maupun perbulan agar mentee bisa lebih fleksibel dalam memilihnya.
3. Dihalaman utama pencarian mentor, mentor yang available diberikan keterangan yang jelas agar memudahkan mentee dalam mencari mentor.
4. Memberikan penjelasan mengenai profil mentor secara lengkap dan memberikan fitur review mentor agar mentee lebih yakin ketika memilih mentor.
5. Fitur pengaturan ulang jadwal sesi mentoring yang memungkinkan mentee melakukan reschedule dengan mudah. Hal ini didasarkan karena kesibukan lain yang dimiliki oleh mentee maupun mentor sehingga mengharuskan mereka melakukan reschedule.
6. Di dalam website ini tidak ada fitur chat mentor, komunikasi searah dari mentee pada awal proses booking hanya akan dilakukan melalui website saja untuk menghindari pertanyaan-pertanyaan materi diluar sesi mentoring. Agar mentor mengerti hal apa saja yang ingin dibahas bersama ketika sesi mentoring dimulai, mentee bisa menuliskan pesan kepada mentor saat proses booking. Selanjutnya, apabila sesi mentoring sudah berjalan, mentee dan mentor bisa bertukar pesan lewat media sosial lainnya sesuai kesepakatan mereka.
7. Dan berbagai fitur pendukung lainnya seperti yang tertera di tabel impact effort.

User Flow

Setelah ide sudah diputuskan bersama kelompok, selanjutnya kami membuat user flow dari website mentor on demand. User flow dibuat menjadi 3 bagian yaitu

Pendaftaran mentee : yaitu alur proses pendaftaran user baru yang ingin menggunakan seluruh fitur mentor on demand dari Skilvul.

Mendaftar sesi mentoring : yaitu alur proses pencarian mentor hingga proses booking sesi mentoring.

Halaman mentor, yaitu alur pencarian mentor di website mentor on demand Skilvul.

Designs

Wireframe

Setelah selesai dalam pendefinisian ide maupun user flow tahap selanjutnya adalah membuat wireframe bersama teman-teman satu kelompok. Berikut adalah usulan wireframe kami :

Design System

Design system berisi aturan-aturan dalam membuat UI Design. Berikut adalah design system yang saya buat bersama teman-teman satu kelompok :

High Fidelity — UI Design

Berikut adalah HiFi UI Design yang saya buat dengan teman-teman satu kelompok :

Penjelasan singkat mengenai UI Design, tidak semua fitur saya tampilkan secara detail. Pembaca bisa melihat keseluruhan design diatas.

Halaman utama

Daftar Mentor

Profil Mentor

Prototype

Berikut ini adalah prototype dari website mentor on demand yang bisa memberikan gambaran jelas alur dari pemesanan mentor.

Figma

Usability Testing

Usability testing dilakukan dengan metode SEQ (Single Ease Question). SEQ merupakan salah satu teknik usability testing yang digunakan dalam menilai tingkat kemudahan pada suatu fitur produk berdasarkan pengalaman user . Untuk mengukurnya menggunakan angka 1–7.

Sumber : https://measuringu.com/wp-content/uploads/2018/10/seq-scale-comp.jpg

Pengujian dilakukan dengan 3 orang partisipan yang memiliki kriteria yang sama dengan wawancara sebelumnya. Task yang harus dikerjakan oleh partisipan saat usability testing adalah :

1. Task 1 : Mencari mentor bernama Khasandara lalu mengecek profil mentor tersebut.
2. Task 2 : Melakukan proses booking sesi mentoring CV Feedback dari mulai pemilihan jadwal hingga melakukan proses pembayaran.
3. Task 3 : Melakukan penjadwalan ulang sesi mentoring.

Dan berikut hasil dari SEQ dari masing-masing partisipan :

Dari hasil SEQ, website dinilai cukup baik untuk digunakan dan diimplementasikan kepada pengguna secara nyata. Tetapi ada beberapa hal yang harus diimprove untuk meningkatkan user experience.

Menambah navigasi pada halaman ganti jadwal sesi mentoring agar lebih mudah bagi user mengetahui tempat yang user sedang buka.

Conclusion

Banyak hal yang saya pelajari saat membuat design mentor on demand ini bersama tim. Mulai dari bagimana membagi tugas kepada masing-masing kelompok, bagimana berdiskusi, dan lainnya. Meskipun ada berbagai kendala tapi akhirnya kami bisa menyelesaikan tugas dengan tepat waktu.

Saya berharap hasil dari riset dan desain yang saya dan kelompok kerjaan dapat memberikan gambaran pembuatan website mentor on demand dari Skilvul.